ในโลกของการทำบัญชี บัญชีเงินสด (Cash Basis) และ บัญชีคงค้าง (Accrual Basis) คือสองวิธีหลักในการบันทึกรายการทางการเงิน ซึ่งส่งผลต่อการมองเห็นกำไร-ขาดทุน และกระแสเงินสดของธุรกิจอย่างมีนัยสำคัญ แล้วเจ้าของธุรกิจควรเลือกแบบไหน? บทความนี้จะพาไปเข้าใจข้อแตกต่าง พร้อมแนะแนวทางเลือกที่เหมาะสมกับกิจการของคุณ

บัญชีเงินสด (Cash Basis) คืออะไร?

บัญชีเงินสด (Cash Basis Accounting) คือวิธีการทำบัญชีที่บันทึกรายรับและรายจ่าย เมื่อมีการเคลื่อนไหวของเงินสดจริงเท่านั้น กล่าวคือ ธุรกิจจะรับรู้รายได้ก็ต่อเมื่อได้รับเงินสด หรือเงินโอนเข้าบัญชี และจะรับรู้ค่าใช้จ่ายก็ต่อเมื่อมีการจ่ายเงินออกจริง ไม่ว่าจะเป็นเงินสด เช็ค หรือโอนเงิน

รายได้ = รับรู้ เมื่อได้รับเงินแล้ว
ธุรกิจจะบันทึกรายได้ก็ต่อเมื่อมีเงินสด หรือเงินโอนเข้ามาจริง ตัวอย่างเช่น:

• คุณขายสินค้าให้ลูกค้าในวันที่ 1 มิถุนายน แต่ลูกค้าชำระเงินในวันที่ 15 มิถุนายน
  รายได้นี้จะถูกบันทึกใน วันที่ 15 มิถุนายน ไม่ใช่วันที่ขาย
• หากลูกค้าค้างชำระ ยังไม่ได้จ่ายเงิน > ยังไม่ถือว่าเป็นรายได้ ในระบบบัญชีเงินสด

ค่าใช้จ่าย = รับรู้ เมื่อจ่ายเงินแล้ว
เช่นเดียวกัน ธุรกิจจะบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงินออกไปจริง เช่น:

• คุณซื้อวัตถุดิบวันที่ 5 มิถุนายน แต่ชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ในวันที่ 20 มิถุนายน
  ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกใน วันที่ 20 มิถุนายน
• หากมีใบแจ้งหนี้เข้ามา แต่ยังไม่จ่าย > จะยังไม่ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในระบบบัญชีเงินสด

จุดเด่นของบัญชีเงินสด

• เรียบง่าย ใช้งานง่าย เหมาะกับผู้เริ่มต้นธุรกิจ
• เห็นภาพชัดเจนว่า มีกระแสเงินสดเข้าออกเท่าไร
• ไม่ต้องคำนวณลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือค้างจ่าย

ข้อสังเกตสำคัญ

• บัญชีเงินสด ไม่รับรู้ลูกหนี้ (Accounts Receivable) หรือ เจ้าหนี้ (Accounts Payable)
• ไม่สามารถบอกได้ว่า ธุรกิจทำกำไรจริงหรือยัง หากยังไม่ได้รับหรือจ่ายเงินจริง
• ให้ภาพที่ชัดเจนเฉพาะ กระแสเงินสด ที่เกิดขึ้นแล้วในปัจจุบัน

 

บัญชีคงค้าง (Accrual Basis Accounting) คืออะไร?

บัญชีคงค้าง คือระบบการทำบัญชีที่บันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย ตามช่วงเวลาที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เวลาที่มีเงินสดรับหรือจ่าย กล่าวคือ แม้ว่าจะยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า หรือยังไม่ได้จ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ แต่หากรายการเหล่านั้นได้เกิดขึ้นแล้วในทางธุรกิจ ก็ต้องบันทึกลงในบัญชีทันที

รายได้ รับรู้ทันทีเมื่อ "ขายสินค้า" หรือ "ให้บริการ" แม้ยังไม่ได้รับเงิน
ในระบบบัญชีคงค้าง ธุรกิจจะบันทึกรายได้ทันทีที่กิจกรรมที่ก่อให้เกิดรายได้เสร็จสมบูรณ์ เช่น:

• ส่งสินค้าให้ลูกค้าเรียบร้อย
• ให้บริการครบตามข้อตกลง

แม้ว่าลูกค้าจะยังไม่จ่ายเงิน ธุรกิจก็ต้องบันทึกว่า มีรายได้แล้ว และเงินที่ยังไม่ได้รับจะกลายเป็น บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable)

ค่าใช้จ่าย รับรู้ทันทีเมื่อ "เกิดภาระผูกพัน" แม้ยังไม่จ่ายเงินจริง
เช่นเดียวกัน หากธุรกิจได้รับสินค้า/บริการจากซัพพลายเออร์ หรือมีการใช้จ่ายที่บริษัทมี ภาระผูกพันต้องชำระ แม้ว่ายังไม่ได้จ่ายเงิน ก็ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายทันที
ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่ายจะกลายเป็น บัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) หรือ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)

ข้อดีของบัญชีคงค้าง

• สะท้อนผลประกอบการที่แท้จริงของธุรกิจได้ชัดเจน
• สามารถวิเคราะห์ กำไร/ขาดทุน ได้แม้ยังไม่เกิดกระแสเงินสด
• รองรับการวางแผนภาษี การขอสินเชื่อ และการเตรียมเข้าตลาดหลักทรัพย์

ข้อควรระวัง

• อาจทำให้ผู้ประกอบการสับสน หากดูเฉพาะกำไรแต่ไม่เห็นกระแสเงินสดจริง
• ต้องจัดการบัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ คงเหลือสินค้า ฯลฯ ให้ครบถ้วน
• ต้องอาศัยความเข้าใจระบบบัญชีมากขึ้น และมีผู้เชี่ยวชาญช่วยจัดทำ
  

 

DE ACCOUNTING ขอแนะนำ
หากคุณกำลังเติบโต และต้องการให้บัญชีสะท้อนภาพรวมธุรกิจที่แท้จริง การเลือกใช้ระบบบัญชีคงค้างคือ ก้าวสำคัญ ที่จะทำให้คุณวางแผนการเงิน ภาษี และการเติบโตได้อย่างมืออาชีพ
เราเชี่ยวชาญการวางระบบบัญชีคงค้างอย่างถูกต้อง พร้อมให้คำแนะนำตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวางแผนภาษี ปิดงบ ส่งสรรพากร และพร้อมสู่การเติบโตในระยะยาว
สนใจปรึกษาบริการบัญชีแบบครบวงจรกับ DE ACCOUNTING  02-126-0650